Hvordan det ser ut
Dokumentet har 220 krav. 205 er merket «skal». De 15 andre er «bør», og de handler om farger og rapportformat. Ingen har turt å si at noe kan vente.
Ofte skyldes det at hver avdeling har fått levere sine krav, og at ingen har hatt mandat til å nedgradere en annen avdelings punkt. Prioritering krever myndighet, ikke bare et regneark.
Hva det koster
Prisen går opp. Et skal-krav er en avvisningsgrunn. Leverandøren må prise inn risikoen for å ikke treffe, på alle 205.
Du mister evnen til å velge. Alle som svarer, krysser av på det samme. Da står du igjen med pris som eneste reelle skillelinje — og får den billigste leverandøren, ikke den beste.
Gode leverandører trekker seg. En liste med 205 absolutte krav signaliserer en bestiller som ikke vet hva de vil ha. De som har nok å gjøre, lar være å svare.
Hva du gjør i stedet
Bruk prøven fra skal, bør og kan: et skal-krav er et krav du er villig til å avvise et ellers utmerket tilbud på. Still spørsmålet høyt, i et møte, med den som eier kravet til stede. De fleste svarer ærlig når spørsmålet stilles så konkret.
Sett en kvote før dere begynner: maksimalt 40 prosent skal-krav. Kvoten tvinger fram samtalen som ellers ikke blir tatt, og den flytter diskusjonen fra «er dette viktig?» — der alle svarer ja — til «er dette blant de viktigste?», der svarene blir nyttige.