Hvordan det ser ut
Leverandøren sender et avklaringsspørsmål. Det havner hos prosjektlederen, som ikke kjenner fagområdet godt nok til å svare. Hun videresender til en avdeling. Der blir det liggende, fordi ingen der vet at de har fått ansvaret.
Etter to uker purres det. Etter tre uker tas det opp i et styringsmøte. Der bestemmes det at «noen bør se på det».
Hva det koster
Ventetid faktureres. Et utviklingsteam som venter på svar, koster like mye som et som arbeider.
Eller verre — de gjetter. En leverandør med frist gjetter framfor å stoppe. Gjetter de feil, oppdages det ved test, og da skal det bygges om.
Kunnskapen forsvinner. Er kravene skrevet av en innleid rådgiver som er den eneste som husker hva som ble ment, forsvinner all forståelse når oppdraget avsluttes — typisk rett før leveransen skal godkjennes.
Hva du gjør i stedet
Legg en kolonne «eier» i kravtabellen fra første utkast, og fyll den med navn på personer, ikke avdelinger. «Økonomiavdelingen» kan ikke svare på e-post.
La eieren lese sine egne krav før utsendelse og bekrefte at teksten stemmer med behovet. Sett en avklaringsfrist i avtalen — for eksempel tre arbeidsdager — så det er en gjensidig forpliktelse. Og før logg: et svar gitt muntlig i et møte er ikke sporbart, og gjentas gjerne motsatt to måneder senere.
Vær ærlig om tidsbruken i planleggingen. En kraveier bruker reelle timer hver uke i leveransefasen. Utpeker du noen som allerede har full kalender, har du utpekt en flaskehals. Se hvert krav trenger en eier.