Hvordan det ser ut
Dokumentet har ikke noe avgrensningskapittel, eller det har ett på tre setninger som sier at «løsningen skal dekke virksomhetens behov innen saksbehandling». Alle leser det og tenker på sitt eget område.
Så starter leveransen, og spørsmålene kommer: Skal de gamle sakene migreres? Gjelder dette også for avdelingen i Bergen? Skal det virke på mobil? Var opplæring inkludert? Hver av dem har to gyldige svar, avhengig av hvem du spør.
Hva det koster
Alt uavklart blir en forhandling — og forhandlinger etter kontraktsinngåelse har du strukturelt dårlig utgangspunkt i. Leverandøren er valgt, alternativene er borte, og endringen prises til timepris uten konkurranse.
Dette er den vanligste enkeltårsaken til at et prosjekt ender vesentlig dyrere enn budsjettet, uten at noen part har gjort noe galt. Begge hadde rett i sin lesning.
Hva du gjør i stedet
Skriv et eget kapittel som heter Avgrensning, og fyll det med setninger som begynner med «Følgende inngår ikke i leveransen».
Historiske saker eldre enn 2020 migreres ikke. De forblir tilgjengelige i dagens system i lesemodus.
Løsningen skal fungere på PC og nettbrett. Egen mobilapp inngår ikke.
Integrasjon mot lønnssystemet inngår ikke i denne leveransen, men løsningen skal ikke hindre en slik integrasjon senere.
Opplæring av sluttbrukere utføres av kunden. Leverandøren lærer opp inntil fem superbrukere.
Still spørsmålet «hva kunne noen tro at dette inkluderer?» til hvert kapittel. Svarene er avgrensningslisten din. Ta den gjennom et møte med de som skal bruke systemet — de har helt andre antakelser enn prosjektgruppen.