De fire prinsippene alt annet følger av
- Konkurranse. Anskaffelser skal så langt som mulig baseres på konkurranse.
- Likebehandling. Alle tilbydere skal ha samme informasjon og samme muligheter.
- Forutberegnelighet. Reglene skal være kjent på forhånd og ikke endres underveis.
- Etterprøvbarhet. Beslutningene skal kunne dokumenteres og kontrolleres i ettertid.
Nesten alt som overrasker bestillere følger av disse fire. Du kan ikke gjøre et bør-krav om til et skal-krav etter tilbudsfristen — det bryter med forutberegnelighet. Du kan ikke gi ett svar til én leverandør — det bryter med likebehandling. Du kan ikke velge på magefølelse — det bryter med etterprøvbarhet.
Terskelverdiene styrer hvilke regler som gjelder
Grovt sagt er det tre nivåer. Jo høyere verdi, desto strengere krav til kunngjøring, frister og prosedyre.
| Nivå | Hva som gjelder |
|---|---|
| Under nasjonal terskel | Grunnleggende prinsipper gjelder, men ikke det detaljerte prosedyreregelverket. Konkurranse bør likevel sikres. |
| Over nasjonal terskel | Kunngjøring i den nasjonale databasen, formelle frister og krav til prosedyre. |
| Over EØS-terskel | Kunngjøring i hele EØS-området, lengre frister, strengere formkrav. |
Terskelverdiene justeres jevnlig, og de er ulike for statlige og andre oppdragsgivere. Slå opp gjeldende beløp på anskaffelser.no før du legger en plan — og husk at verdien beregnes for hele avtaleperioden inkludert opsjoner, ikke bare for første år.
Hvordan verdien beregnes
Dette er det punktet flest bommer på. Anslaget skal dekke hele kontraktens verdi over hele løpetiden: anskaffelse, drift, forvaltning, opsjonsår og påregnelige endringer. En avtale på 400 000 i året med fire opsjonsår er ikke en anskaffelse på 400 000.
Og du kan ikke dele opp en anskaffelse for å komme under en terskel. Det er uttrykkelig ikke tillatt, og det er en av de vanligste grunnene til at anskaffelser blir kjent ulovlige.
Prosedyrene i korte trekk
- Åpen anbudskonkurranse. Alle kan gi tilbud. Ingen forhandling. Enkel og forutsigbar — men krever at kravene er gjennomtenkte, for du får ikke justert dem underveis.
- Begrenset anbudskonkurranse. Kvalifisering først, så inviteres et utvalg til å gi tilbud.
- Konkurranse med forhandling. Tillater dialog om tilbudene. Nyttig når løsningen ikke er opplagt, men krever mer ressurser og disiplin.
- Konkurransepreget dialog. For komplekse anskaffelser der dere ikke kan beskrive løsningen på forhånd.
Valget henger tett sammen med hvor moden kravspesifikasjonen er. Er behovet klart og markedet modent, er åpen anbudskonkurranse effektivt. Er behovet klart, men løsningen ikke, er forhandling som regel verdt merarbeidet.
Kunngjøring og frister
Kunngjøringer publiseres i den nasjonale databasen Doffin, og over EØS-terskel også i TED. Minstefristene for å levere tilbud er regulert, og de er minimumsfrister — ikke anbefalte frister. En sammensatt IT-anskaffelse med kort frist gir færre og dårligere tilbud, selv om fristen er lovlig.
Etter tildeling
Tildelingen meddeles alle tilbydere med begrunnelse, og det løper en karensperiode før kontrakt kan signeres. Den perioden finnes for at de som ikke vant skal kunne reagere — bygg den inn i tidsplanen, ikke som en overraskelse på slutten.
Der kravarbeidet møter regelverket
- Krav må være etterprøvbare. Ellers kan du ikke dokumentere hvorfor et tilbud ble avvist. Se testbarhet.
- Krav må ikke peke på ett produkt. Merkenavn krever særskilt begrunnelse, og skal normalt følges av «eller tilsvarende».
- Alle krav skal være kjent på forhånd. Du kan ikke evaluere på noe som ikke sto der.
- Endringer må håndteres formelt. Se spørsmål og svar i konkurransen.