Kravspesifikasjon.comIngen skal måtte være ekspert

Forsiden › Dokumentet › Avgrensning

3. Avgrensning

Kravlisten sier hva som er med. Avgrensningen sier hva som ikke er med — og det er den setningen begge parter kommer til å lete etter når noe blir uklart. Den koster deg en halv side å skrive.

De fleste konflikter i leveranseprosjekter handler ikke om at noe ble levert dårlig. De handler om at noen mente at noe var med, og noen andre mente det ikke var det. Kravlisten løser ikke dette alene, for den beskriver bare det som står i den. Alt som ikke står der er enten glemt, bevisst utelatt eller antatt selvsagt — og de tre ser helt like ut for den som leser dokumentet utenfra.

Tre kategorier: innenfor, senere og utenfor leveransen Alt som er nevnt havner i én av tre bokser Innenfor Dette leveres nå. Står som krav med nummer og nivå. Prises i tilbudet. Senere Ikke nå, men vi vet at det kommer. Nevnes så løsningen ikke stenger for det. Prises ikke. Utenfor Vi har bestemt at dette ikke er med. Sies uttrykkelig, ellers antas det. Prises ikke.
Den midterste boksen er den som glemmes. Uten den vet ikke leverandøren hvilke dører løsningen må la stå åpne — og da er sjansen stor for at en av dem blir murt igjen.

Hva som skal stå her

  • Systemer og prosesser som ikke berøres. «Lønnssystemet er ikke en del av denne anskaffelsen og skal ikke integreres i denne fasen.»
  • Brukergrupper som ikke omfattes. Hvis eksterne samarbeidspartnere ikke skal ha tilgang, si det. Ellers priser noen inn tilganger dere ikke trenger.
  • Data som ikke migreres. Det aller vanligste stedet det smeller. Se migreringen ingen tenkte på.
  • Oppgaver dere selv utfører. Opplæring av egne ansatte, rydding i data, endring av rutiner, brukeradministrasjon. Alt dere ikke sier at leverandøren skal gjøre, må dere gjøre selv — det bør stå svart på hvitt.
  • Fremtidige faser. Det dere vet kommer, men som ikke er med nå.
Hvorfor «senere» er verdt et eget punkt

En leverandør som vet at dere planlegger integrasjon mot et fagsystem om to år, kan velge en arkitektur som gjør det mulig. En som ikke vet det, velger det som er billigst nå. Begge deler er riktig ut fra det de vet — forskjellen er hva dere fortalte dem.

Slik ser det ut

Eksempel

Ikke omfattet av denne anskaffelsen:

Integrasjon mot lønns- og personalsystem. Vi planlegger dette i 2028, og løsningen bør ikke stenge for det, men det inngår ikke i leveransen og skal ikke prises.

Migrering av saker eldre enn 2015. Disse forblir i dagens system, som driftes videre som lesearkiv i tre år.

Opplæring av innbyggere og eksterne søkere. Dette ivaretas av kommunen selv.

Innkjøp av maskinvare og klienter.

Avgrensning er ikke det samme som å utelate noe

Å ikke nevne noe er ikke en avgrensning. Det er et hull, og hull fylles av antakelser — som regel til din ulempe når regningen kommer. En avgrensning er en aktiv, nedskrevet beslutning om at noe ikke er med.

Det er også derfor avgrensningen bør skrives sammen med dem som kjenner arbeidet fra innsiden. Det er de som vet hvilke oppgaver som ligger i randsonen av systemet, og som alle antar at «noen» tar seg av.

Vanlige feil

  • Kapittelet mangler helt. Den klart vanligste. Se når ingen sa hva som ikke er med.
  • Avgrensning som motsier kravlisten. Skriver du at rapportering er utenfor omfanget, og har tolv rapporteringskrav lenger bak, vinner ikke nødvendigvis den tolkningen du hadde tenkt. Les de to kapitlene opp mot hverandre til slutt.
  • Alt utsettes til fase 2. En avgrensning som flytter halve behovet ut i en fase uten budsjett er ikke en avgrensning, det er en utsettelse.
  • «Alt annet er inkludert». Fristende, men det gjør leverandørens risiko ubegrenset — og du betaler for den risikoen i prisen.