Skriv for den fremmede leseren
Alt du «egentlig mente» er verdiløst når det står noe annet. Den viktigste øvelsen er å lese kravet som en person uten forhistorie: ingen kjennskap til dagens system, ingen minne fra møtene, ingen velvilje. Bare teksten.
Praktisk grep: la noen som ikke har vært med i arbeidet lese kravene og fortelle deg hva de betyr. Der forklaringen deres avviker fra det du mente, har du funnet et krav som må skrives om. Dette tar en halv dag og avdekker mer enn tre runder med intern korrektur.
Ord med juridisk vekt
| Formulering | Hva den faktisk betyr |
|---|---|
| «skal» | Forpliktelse. Manglende oppfyllelse er mislighold |
| «bør» | Ingen forpliktelse. Kan ikke reklameres på |
| «tilstrebe», «arbeide for» | Innsatsforpliktelse. Leverandøren skylder forsøket, ikke resultatet |
| «levere» | Resultatforpliktelse. Resultatet skylder de |
| «bistå med» | Hjelperolle. Ansvaret ligger fortsatt hos deg |
| «ha ansvar for» | Ansvaret er flyttet til leverandøren |
Forskjellen mellom «leverandøren skal bistå med datamigrering» og «leverandøren skal ha ansvar for at data migreres komplett og korrekt» er ofte flere hundre timer. Begge setningene ser like ut i et førsteutkast.
Definer begrepene dine én gang
Ord som «sak», «bruker», «dokument», «enhet» og «arbeidsdag» betyr forskjellige ting i ulike virksomheter. Lag et kort definisjonskapittel, og bruk begrepene konsekvent etterpå. Er en «bruker» en navngitt person eller en samtidig sesjon? Det avgjør lisenskostnaden, og det spørsmålet kommer garantert.
Bruker: en navngitt fysisk person med egen pålogging. To personer som deler pålogging regnes som to brukere. Antall samtidig innloggede brukere påvirker ikke brukertallet.
Arbeidsdag: mandag til fredag klokken 08:00–16:00, med unntak av norske helligdager samt julaften og nyttårsaften.
Rangordning mellom dokumentene
Når kravspesifikasjonen, tilbudet og avtaleteksten sier ulike ting — og det gjør de alltid et sted — avgjør rangordningen hva som gjelder. Den skal stå i avtalen, ikke i kravspesifikasjonen, men du bør vite hva den sier før du signerer.
Et vanlig og fornuftig oppsett er at avtaleteksten går foran kravspesifikasjonen, som går foran leverandørens tilbud. Er rekkefølgen omvendt, kan leverandøren i praksis skrive seg bort fra kravene dine gjennom forbehold i tilbudet.
Les tilbudets forbehold og avvikstabell like nøye som selve løsningsbeskrivelsen. Det er der kravene dine blir uthulet, og det skjer sjelden ved et uhell. Et tilbud med mange forbehold er et dyrere tilbud enn prisen tilsier — se evaluering og tildeling.