Modellen skrives før utsendelse
Tildelingskriteriene og vektingen skal være kjent for tilbyderne på forhånd, og de kan ikke justeres etter at tilbudene er åpnet. Det er ikke bare et formkrav — det er også det eneste som gjør evalueringen etterprøvbar.
Detaljene om hvordan poengmodeller settes opp, og hvordan de kan gi utilsiktede vinnere, er dekket under vekting og poengmodeller. Her handler det om selve gjennomføringen.
Rekkefølgen som gir minst arbeid
- Formalia. Er tilbudet levert i tide, komplett, signert?
- Kvalifikasjonskrav. Oppfyller leverandøren kravene til å delta?
- Skal-krav. Er alle absolutte krav oppfylt? Et manglende skal-krav betyr avvisning, og da slipper du å evaluere resten.
- Forbehold og avvik. Les dem før du leser løsningsbeskrivelsen.
- Bør-krav og kvalitet. Poengsetting etter modellen.
- Pris. Etter den oppgitte prismodellen.
Et tilbud med mange forbehold er dyrere enn prisen tilsier, fordi risikoen er flyttet tilbake til deg. Det er også der kravene dine blir uthulet, og det skjer sjelden ved et uhell. Se sjekklisten for vurdering av tilbud.
Poengsett hver for seg først
La evalueringsgruppen sette poeng individuelt før dere møtes. Diskuter så bare de kravene der dere spriker. Det gir to fordeler: du unngår at den mest selvsikre i rommet styrer alle scorene, og du får dokumentert hvor vurderingene faktisk var vanskelige.
Skriv en kort begrunnelse for hvert poeng mens dere gir det. Å rekonstruere begrunnelser i etterkant er både vanskeligere og mindre troverdig.
Demonstrasjon som del av evalueringen
Å be om en demonstrasjon er nyttig, men den må struktureres — ellers evaluerer du selgerens ferdigheter. Gi alle tilbydere de samme oppgavene på forhånd, i samme rekkefølge, med samme tid:
Registrer en innkommet søknad på en eiendom som allerede har en åpen sak.
Vis hvordan en saksbehandler ser hvilke saker som nærmer seg frist.
Finn en sak fra 2019 der du bare vet gårds- og bruksnummer.
Vis hva som skjer når en integrasjon ikke svarer.
Sett de samme personene til å vurdere alle demonstrasjonene, og gjerne med sluttbrukere i rommet. Det siste er en av de beste kildene til informasjon i hele evalueringen.
Hold tilbudsvurderingen på kravene
Fristelsen er å gi poeng for noe som imponerer, men som ikke sto som krav. Det er ikke lov, og det er heller ikke klokt — du evaluerer da på noe de andre tilbyderne ikke visste at de skulle svare på.
Oppdager du under evalueringen at noe viktig manglet i kravene, noter det. Det er verdifull lærdom til neste anskaffelse, men det kan ikke brukes nå.
Begrunnelsen som sendes ut
Alle tilbydere skal få vite hvem som vant og hvorfor, med en begrunnelse som viser de relative fordelene ved det valgte tilbudet. Deretter løper en karensperiode før kontrakt kan inngås.
En god begrunnelse er konkret og knyttet til kriteriene. En vag begrunnelse inviterer til spørsmål og klager — og hvis den er vag fordi evalueringen var vag, er det et signal om at modellen ikke var god nok.
Vanlige feil
- Modellen justeres etter åpning. Ikke tillatt, og undergraver hele prosessen.
- Skal-krav gis poeng. De er oppfylt eller ikke.
- Leverandørens erfaring vurderes i tildelingen. Det hører til kvalifikasjonskravene.
- Ingen dokumentasjon underveis. Da må begrunnelsen skrives i etterkant, og den blir tilsvarende svak.