Hva modellen består av
En poengmodell har tre deler, og alle tre må bestemmes før tilbudene åpnes:
- Kriteriene — som regel pris, kvalitet og noen ganger leveringsevne eller miljø.
- Vektene — hvor mye hvert kriterium teller, oppgitt i prosent.
- Poengskalaen — hvordan et svar oversettes til poeng, og hva som skiller en firer fra en femmer.
Det siste punktet er det som glipper oftest. Uten en beskrevet skala blir poengsettingen en magefølelse med to desimaler, og den tåler dårlig å bli etterprøvd.
0 — kravet er ikke oppfylt.
2 — oppfylt med vesentlige begrensninger eller manuelle omveier.
4 — oppfylt slik kravet er beskrevet.
6 — oppfylt, og løsningen håndterer i tillegg de beskrevne grensetilfellene uten tilpasning.
Bør-krav uten poeng er ikke bør-krav
Skriver du «bør» i kravspesifikasjonen, men gir ingen uttelling for det i modellen, blir kravet rasjonelt ignorert av enhver leverandør som vil vinne på pris. Da er det i realiteten et kan-krav, og du bør si det. Se skal, bør og kan.
Motsatt: gir du poeng for noe som ikke står som krav, evaluerer du på noe tilbyderne ikke visste om. I offentlige anskaffelser er det direkte problematisk.
Prismodellen bestemmer utfallet oftere enn kvalitetsvektene
To vanlige måter å gjøre pris om til poeng, med svært ulik virkning:
| Modell | Slik virker den | Konsekvens |
|---|---|---|
| Lineær mot laveste | Laveste pris får full score, øvrige får forholdsmessig mindre | Ett svært lavt tilbud presser alle andre langt ned |
| Lineær innenfor et intervall | Poeng gis innenfor et forhåndsdefinert prisspenn | Mer forutsigbar, men intervallet må settes klokt |
Poenget er ikke at én modell er riktig. Poenget er at valget av prismodell ofte påvirker resultatet mer enn om kvalitet vektes 40 eller 50 prosent — og at det derfor må testes før utsendelse.
Lag tre fiktive tilbud før konkurransen sendes ut: ett billig og middelmådig, ett dyrt og utmerket, ett midt på treet. Kjør dem gjennom modellen. Vinner det billige og middelmådige, og er du ikke komfortabel med det, må modellen endres — ikke resultatet. Dette er en times arbeid som har reddet mange anskaffelser.
Evalueringsmodellen skrives før tilbudene, alltid
Dette er ikke bare god skikk. I offentlige anskaffelser skal tildelingskriteriene og vektingen være kjent for tilbyderne på forhånd, og å justere modellen etter at tilbudene er åpnet er ikke lov. Se evaluering og tildelingskriterier.
Færre kriterier gir bedre beslutninger
En modell med tolv kriterier og to desimalers presisjon ser grundig ut. I praksis utjevner mange kriterier forskjellene, slik at alt avgjøres av pris til slutt. Tre til fem kriterier med tydelig innhold gir en modell som faktisk skiller.
Vanlige feil
- Vekter satt uten å tenke på hva de gjør. «60 prosent kvalitet» betyr ingenting før du vet hvordan kvalitet blir poeng.
- Poeng for løfter i stedet for dokumentasjon. Krev at påstander kan underbygges. Se vurdering av tilbud.
- Skal-krav som får poeng. Et absolutt krav er oppfylt eller ikke. Poeng hører til bør-krav.
- Modellen testes aldri. Se boksen over — det er den billigste forsikringen i hele anskaffelsen.