Formalia først
- Levert innen fristen, i riktig kanalDette avgjøres av regelverket, ikke av velvilje.
- Alle etterspurte dokumenter er medSvarskjema, prisskjema, attester, referanser.
- Kvalifikasjonskravene er oppfyltDette gjelder leverandøren, ikke tilbudet.
- Alle skal-krav er besvartEt ubesvart skal-krav er ikke det samme som et oppfylt.
Forbehold og avvik
- Finn avvikstabellen, og les den før løsningsbeskrivelsenDen ligger sjelden først.
- Er noen forbehold knyttet til skal-kravDa kan tilbudet måtte avvises. Vurder dette tidlig, ikke til slutt.
- Er forbeholdene mulige å prissetteVage forbehold er verre enn tydelige — de flytter ubestemt risiko til deg.
- Står det «forutsatt at» noe sted i tekstenForutsetninger er forbehold med et vennligere ord.
- Hva forutsettes av dereTimer, tilgjengelighet, datarydding, testdeltakelse. Summer det opp.
Prisen er ikke prisen
Et tilbud med mange forbehold er dyrere enn prisen tilsier, fordi risikoen er flyttet tilbake til deg. Regn med det når du sammenligner — og husk at forbehold også kan forhandles bort hvis prosedyren tillater det. Se forhandling og avklaring.
Svarene på kravene
- Er «oppfylt» dokumentert eller bare påståttBe om at det vises i demonstrasjonen for de viktigste kravene.
- Hvor mye er standard, og hvor mye er tilpasningTilpasninger må vedlikeholdes i hele levetiden.
- Hva er «kommer i neste versjon»Et løfte om framtidig funksjonalitet er ikke det samme som funksjonalitet. Krev dato og kontraktsfesting.
- Svarer de på kravet eller på noe i nærheten«Vi har omfattende rapportfunksjonalitet» besvarer ikke et krav om en bestemt rapport.
Prisen over hele perioden
- Er alle år med, inkludert opsjonsårSe driften ingen priset.
- Hvordan reguleres priseneIndeks, fast, eller leverandørens skjønn?
- Hva koster endringerTimepriser per rolle, og hvem som kan bestille.
- Hva koster exit-bistandUten avtalt pris er det en åpen regning på verst tenkelige tidspunkt.
- Hva koster flere brukereLisensmodellen bør tåle at dere vokser.
- Er migreringen priset som et fastprisarbeid eller etter medgått tidDette er den vanligste kilden til budsjettsprekk.
Kontroller det som ikke står
- Referanser som faktisk ligner på dereI størrelse, sektor og kompleksitet. Ring dem, og spør om innføringen, ikke om produktet.
- Hvem som faktisk skal jobbe på prosjektetNavngitte personer i tilbudet bør være tilgjengelige i leveransen.
- UnderleverandørerHvem er de, hva gjør de, og hvem har ansvaret overfor dere?
Til slutt
Vurder hvert tilbud mot kravene og modellen, ikke mot hverandre og ikke mot det du hadde håpet på. Skriv begrunnelsen mens du evaluerer, ikke etterpå. Se evaluering og tildelingskriterier.