Avklaring og forhandling er ikke det samme
| Avklaring | Forhandling | |
|---|---|---|
| Formål | Forstå hva som står i tilbudet | Endre eller forbedre tilbudet |
| Tilbudet endres | Nei | Ja |
| Tillatt ved | Alle prosedyrer, innenfor snevre rammer | Kun prosedyrer som åpner for det |
| Typisk eksempel | «Hva menes med svaret på K-212?» | «Kan dere levere K-212 som standard?» |
I en åpen anbudskonkurranse er det ikke adgang til å forhandle. Da er tilbudet du fikk det du kan velge mellom, og det er hele grunnen til at kravspesifikasjonen må være gjennomtenkt før utsendelse.
Er behovet klart og markedet modent, er anbudskonkurranse effektivt. Er behovet klart, men løsningen ikke opplagt, er konkurranse med forhandling som regel verdt merarbeidet. Beslutningen tas i konkurransegrunnlaget, ikke når du oppdager at du gjerne skulle justert noe.
Grensen som ikke kan krysses
Uansett prosedyre kan du ikke endre grunnlaget for konkurransen etter fristen. Konkret betyr det at du ikke kan:
- Gjøre om et bør-krav til skal-krav eller motsatt
- Endre vekting eller tildelingskriterier
- Legge til krav som ikke sto i grunnlaget
- Fjerne et skal-krav fordi det viste seg at ingen oppfylte det
Det siste er den vanligste fristelsen. Oppdager du at alle tilbud bommer på ett skal-krav, var kravet sannsynligvis urealistisk — men løsningen er ikke å se bort fra det. Da må konkurransen avlyses og gjøres om, eller du må stå ved kravet. Det er nøyaktig den situasjonen markedsdialog er ment å forhindre.
Forbered forhandlingen som en anskaffelse i miniatyr
Har du valgt en prosedyre med forhandling, bruk den. De fleste forhandler for lite og for sent.
- Prioriter på forhånd. Hvilke tre til fem punkter betyr mest? Forhandling om alt gir gjennomsnittlig forbedring på alt, som er verdiløst.
- Forhandle om annet enn pris. Responstider, exit-bistand, timepriser for endringer, opplæringsomfang og prisregulering er ofte mer verdt over avtaleperioden enn en rabatt i år én.
- Ta forbeholdene først. Å få fjernet et forbehold er ofte den mest verdifulle endringen som finnes.
- Skriv ned resultatet. Alt som ikke havner i det reviderte tilbudet, finnes ikke.
- Behandle alle likt. Samme antall runder, samme frister, samme mulighet til å forbedre seg.
Det som er mest verdt å forhandle om
- Exit-bistand med avtalt timepris. Se exiten ingen planla.
- Prisregulering. Hvordan prisene justeres over avtaleperioden.
- Responstider og feilklasser. Se test og godkjenning.
- Hva som er inkludert i forvaltningen. Særlig tilpasning til nytt regelverk.
- Overtakelseskriteriene. Hva som skal til for at leveransen er godkjent.
Avklaring uten forhandling
I anbudskonkurranser kan du be om at åpenbare uklarheter eller skrivefeil rettes, innenfor snevre rammer. Det du ikke kan, er å la avklaringen bli en forbedring av tilbudet. Går du for langt, risikerer du at hele konkurransen må avlyses — og terskelen er lavere enn folk tror.