Hva du får ut av det
- Vet du hva som finnes? Markedet har ofte løst problemet ditt på en måte du ikke hadde tenkt på.
- Er kravene realistiske? Et krav ingen leverandør kan oppfylle gir null tilbud, og det oppdages best før utsendelse.
- Hva driver prisen? Ofte ett eller to krav. Å vite hvilke gir deg muligheten til å vurdere om de er verdt det.
- Hvor mange kan levere? Er svaret én, må konkurransegrunnlaget skrives annerledes.
- Hvor lang tid tar det? Leverandørenes anslag er et bedre utgangspunkt for tidsplanen enn deres eget ønske.
Regelverket for offentlige anskaffelser tillater uttrykkelig dialog med markedet før konkurransen, nettopp for å forberede anskaffelsen og informere leverandørene om planene. Kravet er at det skjer på en måte som ikke vrir konkurransen.
Hvordan gjøre det ryddig
- Inviter bredt og åpent. Legg ut invitasjonen der alle kan se den, ikke bare til dem dere kjenner fra før.
- Still de samme spørsmålene til alle. Skriv dem ned på forhånd.
- Del den samme informasjonen med alle. Får én leverandør vite noe, skal alle få vite det.
- Skriv referat fra hvert møte. Både for egen hukommelse og for etterprøvbarhet.
- Publiser oppsummeringen. Da er alle på samme kunnskapsnivå når konkurransen starter.
Dette er ikke byråkrati for byråkratiets skyld. Det er nøyaktig det som skiller lovlig dialog fra å gi én aktør et forsprang — og det er dokumentasjonen som beskytter deg hvis noen klager.
RFI: still spørsmål, ikke be om løsninger
En RFI er en skriftlig forespørsel om informasjon. Den fungerer best når spørsmålene handler om markedet og ikke om ditt konkrete kjøp.
Hvordan løser deres produkt fristberegning der fristen stopper ved forespørsel om tilleggsopplysninger?
Hvilke av behovene beskrevet over vil være mest kostnadsdrivende, og hvorfor?
Hvilken form for prising er vanlig for løsninger av denne typen — per bruker, per transaksjon eller fast?
Hva er realistisk gjennomføringstid fra kontrakt til produksjonssetting, og hva avhenger det av hos oss?
Er det noe i beskrivelsen vår som ville gjort at dere ikke ga tilbud?
Det siste spørsmålet er det mest undervurderte i hele anskaffelsen. Svarene forteller deg hvilke krav som stenger markedet ute — og de kommer bare hvis du spør direkte.
Grensen mot habilitet
Grensen går ved at én leverandør får skrive eller påvirke kravene slik at de peker mot nettopp deres produkt. Det er problematisk både rettslig og praktisk, og konsekvensen kan være at leverandøren må avvises fra konkurransen — eller at konkurransen må avlyses.
De praktiske reglene: snakk med flere, still de samme spørsmålene, del all informasjon, og skriv kravene selv til slutt. Se leverandøren skrev kravene.
Når i løpet
Etter behovsanalysen, før kravspesifikasjonen skrives. Du trenger nok innsikt til å stille presise spørsmål, men ikke så mye ferdigskrevet at du har låst deg. Går du ut med en ferdig kravliste, får du kommentarer på formuleringer i stedet for innspill om hva som er mulig.
Vanlige feil
- Dialogen hoppes over «for å spare tid». Den koster to uker og sparer som regel mer enn det senere.
- Bare den kjente leverandøren kontaktes. Da bekrefter dialogen det du allerede trodde.
- Ingen dokumentasjon føres. Da kan du ikke vise at prosessen var ryddig.
- Presentasjonene forveksles med research. Leverandørens demo viser hva produktet er godt på. Dine spørsmål må vise hva det er dårlig på.