Tre alternativer, ikke to
| Standardsystem | Standard med tilpasning | Skreddersøm | |
|---|---|---|---|
| Dere tilpasser | Arbeidsmåten | Noe av begge | Ingenting |
| Pris opp front | Lav | Middels | Høy |
| Kostnad over tid | Lav og forutsigbar | Tilpasninger må vedlikeholdes | Alt vedlikehold er deres |
| Oppgraderinger | Følger med | Kan brekke tilpasningene | Deres ansvar |
| Kravspesifikasjonen | Beskriver behov og prosess | Behov, pluss det som må være annerledes | Detaljert, og vokser underveis |
Den midterste kolonnen er der de fleste ender, og der de fleste overraskelsene bor. Tilpasninger er billige å bestille og dyre å eie: de må testes på nytt ved hver oppgradering, og de er ofte grunnen til at et system blir stående på en gammel versjon i årevis.
Tilpass bare der arbeidsmåten er et reelt konkurransefortrinn eller et lovkrav. Alt annet bør følge standarden. «Vi har alltid gjort det slik» er ikke god nok grunn til å betale for en tilpasning i ti år.
Hvordan valget endrer kravspesifikasjonen
Ved standardsystem beskriver du hva som skal oppnås og hvilke arbeidsprosesser som må støttes — ikke hvordan skjermbildene skal se ut. Detaljerte use case og skisser blir da en beskrivelse av dagens løsning, og de utelukker leverandører som løser det samme bedre på en annen måte.
Ved skreddersøm er det motsatt: der er detaljene leveransen, og uklarheter blir til endringsordrer. Da er akseptansekriterier, prototyper og tett samarbeid underveis nødvendig, ikke valgfritt.
Det som ofte avgjør
- Er prosessen deres spesiell, eller tror dere bare det? Markedsdialog gir svaret. Se markedsdialog og RFI.
- Er dere mange nok til å bære et eget system? Skreddersøm har en fast årlig kostnad uavhengig av hvor få dere er.
- Hvor lenge skal det leve? Jo lengre levetid, desto tyngre veier vedlikeholdskostnaden.
- Har dere kompetanse til å eie en løsning? Skreddersøm krever bestillerkompetanse hos dere i hele levetiden, ikke bare i prosjektet.
Krev at tilpasninger prises for seg
Uansett hvilken vei dere går: be leverandøren skille mellom hva som er standard, hva som krever konfigurasjon og hva som krever tilpasning — per kravnummer. Da ser du prisen på særegenhetene deres, og kan vurdere om de er verdt det.
Be også om at kostnaden ved å vedlikeholde tilpasningene ved oppgraderinger oppgis. Det er den posten som overrasker folk mest i år tre. Se drift, forvaltning og exit.
Vanlige feil
- Valget tas implisitt. En detaljert kravliste er i praksis en bestilling av skreddersøm, enten dere mente det eller ikke.
- Særegenheter forsvares uten begrunnelse. Spør ved hver: hva koster det oss å slutte å gjøre det slik?
- Tilpasninger prises ikke over levetiden. Da ser de billige ut.
- Skreddersøm velges fordi ingenting passet perfekt. Ingenting passer perfekt. Det er ikke det samme som at ingenting passer.