Delene og hva de gjør
| Del | Svarer på | Blir til |
|---|---|---|
| Innbydelse og prosedyre | Hva kjøpes, hvordan konkurransen gjennomføres, frister | Spillereglene |
| Kvalifikasjonskrav | Hvem får lov til å gi tilbud | Filter før evaluering |
| Kravspesifikasjon | Hva som skal leveres | Bilag til kontrakten |
| Tildelingskriterier | Hvordan tilbudene sammenlignes | Grunnlaget for valget |
| Kontraktsvilkår | Rettigheter og plikter | Selve avtalen |
| Prisskjema | Hva ting koster, i sammenlignbar form | Bilag til kontrakten |
| Svarskjema | Hvordan leverandøren svarer per krav | Bilag til kontrakten |
Kvalifikasjonskrav handler om leverandøren — økonomi, erfaring, kapasitet. Tildelingskriterier handler om tilbudet — pris, kvalitet, løsning. Å blande dem, for eksempel ved å gi poeng for leverandørens erfaring i evalueringen, er en klassisk feil.
Rangordning: hva gjelder ved motstrid?
Med syv dokumenter er det uunngåelig at noe motsier noe annet. Derfor må grunnlaget si hvilket dokument som går foran. En vanlig og fornuftig rekkefølge:
- Selve avtaledokumentet
- Kontraktsvilkårene
- Kravspesifikasjonen
- Leverandørens løsningsbeskrivelse
- Øvrige bilag
Poenget er at din kravspesifikasjon går foran leverandørens løsningsbeskrivelse. Uten rangordning kan en pen salgstekst i praksis erstatte kravet ditt. Se kravtekst som tåler å bli kontrakt.
Svarskjemaet er undervurdert
Hvordan du ber om svar avgjør hvor mye arbeid evalueringen blir. Be om svar per kravnummer med fast form — oppfylt som standard, med konfigurasjon, med tilpasning, eller ikke oppfylt — pluss et fritekstfelt for utdyping.
Da kan tilbudene sammenlignes rad for rad. Uten svarskjema får du fire ulike løsningsbeskrivelser i ulikt format, og evalueringen blir en leseøvelse i stedet for en sammenligning. Se sporbarhetsmatrise.
Prisskjemaet må dekke hele levetiden
Be om priser for anskaffelse, drift per år, forvaltning, timepriser for endringer, og bistand ved exit. Alt i samme struktur for alle tilbydere. Uten dette sammenligner du tilbud som kan skille millioner over avtaleperioden. Se driften ingen priset.
Les grunnlaget som en leverandør før du sender det ut
Sett av en time til å lese hele grunnlaget som om du skulle svare på det. Du finner alltid noe: et krav som viser til et vedlegg som ikke finnes, en frist som ikke stemmer med en annen, et svarskjema som mangler en rad. Se sjekklisten før utsendelse.
Vanlige feil
- Ingen rangordning. Da avgjøres motstrid av tolkning, som regel ikke i din favør.
- Kvalifikasjonskrav som egentlig er tildelingskriterier. Eller omvendt.
- Tildelingskriteriene skrives til slutt. De bør skrives samtidig med kravene, så det er sammenheng mellom det du ber om og det du gir poeng for.
- Kravspesifikasjonen limes inn i innbydelsen. Hold den som eget bilag. Da kan den vise til, oppdateres og henvises til som en enhet.