Over et systems levetid ligger som regel mesteparten av pengene etter produksjonssetting: lisenser, drift, support, oppgraderinger, videreutvikling. Likevel brukes nesten hele kravspesifikasjonen på det som skjer før. Dette kapittelet retter opp balansen.
Drift: hva slags avtale er det egentlig?
Avklar hvem som drifter. Leverandøren som skytjeneste, leverandøren i egen driftsavtale, eller dere selv. Valget påvirker nesten alle kravene i kapittel 8, og det påvirker hvilken standardavtale som passer.
Beskriv deretter det som faktisk merkes i hverdagen:
- Tilgjengelighet med tall, måleperiode og hva som ikke regnes med.
- Responstid ved feil per alvorlighetsgrad, med tidsvindu for support.
- Vedlikeholdsvinduer — når, hvor lenge, og hvor lang varsling.
- Oppgraderinger — hvor ofte, hvem bestemmer tidspunkt, hva testes før.
- Rapportering — hva dere får se, og hvor ofte.
Krev prisskjema for hele avtaleperioden inkludert opsjonsår, ikke bare anskaffelsesåret. Ellers sammenligner du tilbud som ser like ut det første året og skiller millioner over fem. Se driften ingen priset.
Forvaltning: hvem bestemmer hva som utvikles videre?
Et system som ikke endres, forfaller. Beskriv derfor hvordan videreutvikling skal skje: hvordan endringer bestilles, hvordan de prises, hvor raskt de kan leveres, og hvem hos dere som kan bestille dem.
Avklar også hva som er inkludert i den løpende avtalen. Er tilpasning til ny lovgivning en del av forvaltningen, eller er det en endringsordre? For systemer i offentlig sektor er dette et spørsmål som kommer, og svaret bør ikke bestemmes når det står på.
Til slutt: hvem eier løsningen hos dere når prosjektet er avsluttet og prosjektgruppen er oppløst? Se systemet uten eier.
Exit: skriv den før du trenger den
Exit er den delen av kontrakten du forhandler mens du fortsatt har noe å forhandle med. Etter signering har du det ikke. Derfor hører den hjemme i kravspesifikasjonen, ikke i en fremtidig samtale.
K-720 (skal) Vi eier alle data i løsningen, inkludert metadata, logger og konfigurasjon.
K-721 (skal) Ved opphør skal alle data kunne eksporteres i et dokumentert, maskinlesbart og ikke-proprietært format, inkludert dokumenter med tilhørende metadata og relasjoner.
K-722 (skal) Leverandøren skal bistå ved overgang til ny leverandør i inntil seks måneder etter opphør, til priser oppgitt i tilbudet.
K-723 (skal) Leverandøren skal slette våre data innen 90 dager etter avsluttet bistand, og bekrefte slettingen skriftlig.
K-722 er det viktigste og det som glemmes oftest. Uten avtalt pris for exitbistand kan den bistanden koste hva som helst — på et tidspunkt der du ikke har noe valg. Se exiten ingen planla.
Eksportformat er forskjellen på data og gisler
«Data kan eksporteres til Excel» høres greit ut, helt til du oppdager at dokumentvedleggene ikke er med, at relasjonene mellom sak og dokument er borte, og at det ikke finnes noen måte å laste det inn i et nytt system.
Krev derfor at eksporten inneholder alt som trengs for å gjenskape informasjonen et annet sted: innhold, vedlegg, metadata, koblinger og historikk. Og krev at eksporten kan prøvekjøres mens avtalen løper — en exitklausul ingen har testet er en antakelse.
Vanlige feil
- Kapittelet mangler. Da avgjøres alt dette av leverandørens standard vilkår.
- Bare anskaffelsesprisen evalueres. Bruk samlet kostnad over avtaleperioden som evalueringsgrunnlag.
- Exit nevnt uten pris. «Leverandøren skal bistå ved overgang» uten avtalt timepris er en åpen regning.
- Ingen har testet eksporten. Be om en prøveeksport i driftsfasen, mens forholdet er godt.
Da er neste steg å velge riktig avtale å henge kravspesifikasjonen på. Kontrakter går gjennom alle Statens standardavtaler og hvilken kravspesifikasjon hver av dem forutsetter.