Kravspesifikasjonen blir et bilag
I Statens standardavtaler er strukturen bygget opp rundt bilag: selve avtaleteksten er fast, og det som er spesielt for din anskaffelse legges i nummererte vedlegg. Kravspesifikasjonen er som regel bilag 1 — kundens beskrivelse av hva som skal leveres — og leverandørens løsningsbeskrivelse er bilag 2.
Det er en gjennomtenkt struktur, og den har en viktig konsekvens: to dokumenter beskriver nå den samme leveransen, skrevet av to parter med ulike interesser. Derfor er rangordningen mellom dem det viktigste du avklarer.
Sørg for at avtalen sier at kundens kravspesifikasjon går foran leverandørens løsningsbeskrivelse ved motstrid. Uten det kan en velformulert salgstekst i praksis erstatte kravet ditt. Se kravtekst som tåler å bli kontrakt.
Bilagene som glemmes
Kravspesifikasjonen og prisen får all oppmerksomhet. Disse får sjelden nok:
- Prosjekt- og fremdriftsplan. Med hva som forutsettes av dere, ikke bare av leverandøren.
- Tjenestenivå og responstider. Se kapittel 12.
- Administrative bestemmelser. Hvem som møtes hvor ofte, hvordan endringer bestilles, varslingsadresser.
- Databehandleravtale. Påkrevd når leverandøren behandler personopplysninger på deres vegne.
- Endringsoversikt. Det tomme skjemaet som skal fylles ut gjennom hele avtaleperioden.
Endringsmekanismen er verdt å lese nøye
Alt endres. Spørsmålet er ikke om, men hvordan — og til hvilken pris. Se etter tre ting i avtalen: hvem som kan bestille en endring, hvordan den prises, og hva som skjer hvis dere er uenige om at noe er en endring i det hele tatt.
Det siste er det vanligste stridsspørsmålet i leveranseprosjekter: leverandøren mener noe er utenfor kravene og dermed en endring, dere mener det alltid var inkludert. Motgiften ligger bakover i prosessen — i avgrensningen og i entydige krav.
Overtakelse, garanti og betaling henger sammen
Sjekk at kriteriene for overtakelse i avtalen er de samme som i testkapittelet ditt. Overtakelsen utløser som regel både hovedbetalingen og garantiperioden, og en uklar definisjon av «godkjent» er derfor uklarhet om penger.
Vurder også om betalingsplanen henger på milepæler med innhold. Betaling knyttet til datoer belønner tid; betaling knyttet til godkjente leveranser belønner fremdrift.
Rettigheter til data og kode
- Data. Dere skal eie egne data, inkludert metadata, logger og konfigurasjon.
- Tilpasninger. Hvem eier det som er utviklet spesielt for dere, og kan dere ta det med videre?
- Kildekode. Ved skreddersøm: eierskap eller bruksrett. Ved standardsystem: eventuell deponering hos tredjepart.
- Exit. Eksportformat og avtalt pris for bistand. Se exiten ingen planla.
Velg riktig avtale
Hvilken SSA som passer avhenger av hva du kjøper og hvor ferdig tenkt behovet er — fra en enkel kjøpsavtale til en smidig utviklingsavtale. Alle tolv avtalene er listet og forklart under Kontrakter, sammen med en oversikt over hvilken avtale som forutsetter hvilken type kravspesifikasjon.