Brukergruppene styrer mer av anskaffelsen enn folk tror. De avgjør lisensmodellen, som ofte er den største enkeltposten over fem år. De avgjør tilgangsstyringen, som avgjør personvernkravene. Og de avgjør opplæringsbehovet, som avgjør om systemet faktisk blir tatt i bruk.
Beskriv gruppene, ikke rollene i organisasjonskartet
Det som betyr noe for løsningen er ikke hvilken avdeling folk tilhører, men hva de gjør i systemet og hvor ofte. En leder som ser en rapport i kvartalet og en saksbehandler som lever i systemet åtte timer om dagen trenger helt ulike ting — og koster helt ulikt i lisens.
| Gruppe | Antall | Bruksmønster | Trenger |
|---|---|---|---|
| Saksbehandler byggesak | 85 | Daglig, hele arbeidsdagen | Full redigering, frister, arkivering |
| Leder | 9 | Ukentlig | Oversikt, fordeling, rapport |
| Arkivar | 4 | Daglig, avgrenset | Journalføring, kassasjon, innsyn |
| Innbygger og søker | Omtrent 1 400 per år | Én til to ganger | Innsending, status, dialog |
| Ansvarlig søker | Omtrent 120 foretak | Månedlig | Innsending på vegne av andre |
Denne tabellen alene besvarer et titalls spørsmål leverandøren ellers måtte stilt — eller gjettet på.
Innbyggere, søkere, samarbeidspartnere, tilsynsmyndigheter, revisor. De er ofte den største brukergruppen i antall, og den som stiller de strengeste kravene til universell utforming, språk og selvbetjening. Glemmer du dem her, dukker de opp som endringsønsker i innføringsfasen.
Skriv hvem som skal bestemme
Interessenter er ikke bare brukere. Noen skal godkjenne, noen skal konsulteres, og noen skal bare informeres. Skriver du ikke ned hvem som er hvem, blir det avklart underveis — som regel i et møte der leveransen står stille i mellomtiden.
Ta med minst: hvem som eier kravspesifikasjonen, hvem som avgjør faglige tvilsspørsmål, hvem som godkjenner leveransen, og hvem som eier løsningen etter overtakelse. Det siste glemmes nesten alltid. Se systemet uten eier.
Bruk gruppene til å kvalitetssikre kravlisten
Når kravlisten er ferdig, gå gjennom den med brukergruppene i hånden og still to spørsmål ved hvert krav:
- Hvilken gruppe merker at dette er oppfylt? Finner du ingen, har du et krav uten bruker.
- Er det noen gruppe som ikke har et eneste krav? Da har dere sannsynligvis glemt dem, ikke avgrenset dem bort.
Dette er en av de mest effektive halvtimene du kan bruke på et kravdokument. Se kravet uten bruker.
Antall er ikke det samme som samtidige
Lisenser prises på antall brukere, på antall samtidige brukere eller på volum. De tre gir vidt forskjellig regning. Oppgi begge tallene der du kan, og si hvordan de fordeler seg over døgnet og året. Det er en av få opplysninger som direkte påvirker prisen du får.
Vanlige feil
- Bare de ansatte er med. Eksterne brukere er ofte flest, og de har de strengeste kravene til enkelhet.
- Gruppene er avdelinger. Beskriv bruksmønster, ikke plassering i organisasjonskartet.
- Ingen tall. «Flere brukergrupper» gir deg en lisensmodell noen andre har valgt for deg.
- Brukerne er ikke spurt. Kapittelet skrives ofte av prosjektgruppen alene. En time med tre saksbehandlere endrer som regel både innhold og kravliste.