Den ene regelen som betyr mest
Et kravnummer skal aldri gjenbrukes, og aldri endres. Utgår et krav, la nummeret stå tomt eller merk det «utgått». Kommer et nytt krav til midt i en serie, gi det neste ledige nummer bakerst — ikke skyv alle etterfølgende krav nedover.
Grunnen er enkel. I det øyeblikket dokumentet er sendt ut, finnes nummeret ditt i tilbudsmatriser, e-poster, referater og regneark hos folk du ikke kontrollerer. Renummererer du til versjon 1.3, peker alle disse plutselig på feil krav. Det oppdages typisk i evalueringsmøtet, og da er skaden gjort.
Velg et format som tåler vekst
| Format | Eksempel | Vurdering |
|---|---|---|
| Løpenummer med prefiks | K-001, K-002 | Anbefalt. Enkelt, sorterbart, tåler omorganisering av kapitler |
| Kategoriprefiks | SIK-01, YT-01, FUNK-01 | God lesbarhet, men krever at kategorien aldri endres |
| Kapittelnummerering | 4.2.1, 4.2.2 | Unngå. Låser kravet til kapittelstrukturen. Flytter du kapittelet, må alt renummereres |
| Ingen nummerering | — | Umulig å evaluere, teste eller vise til. Gjør det aldri |
Trenger du både kategori og stabilitet, kombiner: bruk løpenummer som identitet og kategori som et eget felt du kan sortere på. Da kan et krav bytte kategori uten å bytte adresse.
Sporbarhet: fra behov til godkjent leveranse
Sporbarhet betyr at du for hvert krav kan svare på hvor det kom fra og hvor det ble av. I praksis er det en tabell med fem kolonner:
| Krav | Kommer fra | Tilbudt av leverandør | Testes ved | Status |
|---|---|---|---|---|
| K-114 | Behov B-07, workshop 12.03 | Ja, standardfunksjon | T-22 | Godkjent |
| K-115 | Personvernvurdering | Ja, tilpasning | T-23 | Under test |
| K-116 | Behov B-07 | Nei, avvik | — | Bortfalt |
Kolonnen «kommer fra» er den som oftest droppes, og den som er mest verdt. Uten den kan ingen om to år svare på hvorfor K-115 finnes, og da blir det med i neste anskaffelse også — se kopiert kravliste.
Et regneark holder helt fint for opptil et par hundre krav, og er langt bedre enn et spesialverktøy ingen gidder å bruke. Poenget er ikke verktøyet, men at kolonnen «kommer fra» faktisk fylles ut mens du husker svaret.
Versjonering av selve dokumentet
Gi dokumentet et versjonsnummer og en dato på forsiden, og før en kort endringslogg. Under en anskaffelse vil du få spørsmål, og svarene endrer ofte kravene. Kan du ikke entydig vise hvilken versjon et tilbud er levert på, har du et problem hvis noen klager på tildelingen.