Innføring er den delen av anskaffelsen som oftest ikke er beskrevet, og den delen som oftest er årsaken til at et ellers godt system får dårlig rykte internt. Leverandøren leverte det de skulle. Ingen hadde beskrevet hvem som skulle gjøre resten.
Del leveransen i tydelige trinn
Beskriv hvilke trinn leveransen består av, og hva som skal være oppnådd ved hvert av dem. Da får både dere og leverandøren noe å styre etter, og betalingsplanen kan knyttes til noe konkret.
| Trinn | Innhold | Ferdig når |
|---|---|---|
| Oppstart | Detaljering, prosjektplan, avklaringer | Omforent leveranseplan foreligger |
| Etablering | Oppsett, konfigurasjon, tilganger | Løsningen er tilgjengelig i testmiljø |
| Migrering | Prøvekonvertering, kontroll, endelig konvertering | Avstemte data godkjent av oss |
| Test | Systemtest, integrasjonstest, akseptansetest | Se kapittel 11 |
| Opplæring | Superbrukere, sluttbrukere, dokumentasjon | Superbrukere kan lære opp selv |
| Produksjonssetting | Overgang, eventuell parallelldrift | Systemet er i daglig bruk |
| Overtakelse | Stabil drift, restpunkter lukket | Garantiperioden starter |
Migrering fortjener egne krav
Migrering er den enkeltaktiviteten som oftest sprekker, og nesten alltid av samme grunn: dataene var dårligere enn noen trodde. Skriv derfor krav om selve prosessen, ikke bare om resultatet.
K-610 (skal) Det skal gjennomføres minst to prøvekonverteringer før endelig migrering, med avviksrapport som viser antall poster som ikke lot seg konvertere og hvorfor.
K-611 (skal) Migrerte data skal kunne avstemmes mot kilden på antall saker, antall dokumenter og sum gebyr per år.
K-612 (skal) Det skal foreligge en dokumentert plan for tilbakerulling dersom endelig migrering avdekker feil.
Avklar også hvem som rydder i dataene før migrering. Det er nesten alltid dere, det tar nesten alltid lengre tid enn antatt, og det bør stå i avgrensningen. Se migreringen ingen tenkte på.
Opplæring: be om evnen, ikke bare timene
«Leverandøren skal levere 20 timer opplæring» er lett å prise og lite verdt. Beskriv heller hva dere skal sitte igjen med: superbrukere som kan lære opp nyansatte selv, dokumentasjon dere har lov til å endre, og opplæringsmiljø med realistiske data.
Husk at opplæringsbehovet følger brukergruppene. Eksterne brukere skal som regel ikke læres opp i det hele tatt — de skal møte noe som er selvforklarende, og det er et krav til løsningen, ikke til kurs.
Parallelldrift koster mer enn du tror
Å kjøre gammelt og nytt system samtidig virker som en trygg overgang. Det er også en periode der ansatte gjør alt to ganger, og der data i de to systemene begynner å sprike. Bestem på forhånd hvor lenge parallelldriften skal vare, hva som er fasit underveis, og hva som skal til for å avslutte den.
Innføring krever mye av deres egne folk — de samme folkene som fortsatt skal gjøre jobben sin. Skriv ned hvor mye tid dere faktisk kan stille med, og når. En leveranseplan som forutsetter at fire saksbehandlere er tilgjengelige i juli er en plan som sprekker. Se tidsplanen ingen kunne holde.
Overtakelse må ha en definisjon
Overtakelse er tidspunktet der ansvaret skifter: garantiperioden starter, betalingen forfaller, og driftsavtalen begynner å løpe. Derfor må det stå tydelig hva som skal være oppfylt for at overtakelse kan skje — og hvordan gjenstående småfeil håndteres uten at hele leveransen står stille.
Statens standardavtaler har egne bestemmelser om dette. Se kontraktsoversikten for hvilken avtale som passer til hvilken type leveranse.
Vanlige feil
- Innføring nevnes ikke. Da er den implisitt deres jobb, uten at noen har satt av tid til den.
- Migrering er ett krav. «Historiske data skal migreres» er en arbeidspakke på flere hundre timer skrevet som en setning.
- Opplæring måles i timer. Mål i evne: hva skal folk kunne gjøre etterpå?
- Ingen dato for når gammelt system slås av. Da lever det videre i årevis, med lisenskostnad og to sannheter.