Målkapittelet har to jobber. Det forteller leverandøren hva som faktisk teller som suksess, slik at de kan foreslå noe smartere enn det dere hadde tenkt. Og det gir dere selv en målestokk for om anskaffelsen var verdt pengene — som er et spørsmål noen kommer til å stille om to år.
Forskjellen på mål og krav
| Mål | Krav | |
|---|---|---|
| Sier | Hva som skal være annerledes hos oss | Hva leverandøren skal levere |
| Eies av | Dere | Leverandøren, etter kontraktsinngåelse |
| Måles | Måneder eller år etter innføring | Ved leveranse og test |
| Eksempel | Halvere tiden fra søknad til vedtak | Systemet skal varsle saksbehandler ved ny søknad |
Ingen leverandør kan garantere at saksbehandlingstiden halveres — det avhenger av bemanning, rutiner og hvor godt dere innfører systemet. De kan garantere at systemet varsler. Skriver du målet som et krav, har du bedt om noe ingen kan love, og du får enten et forbehold eller en pris som dekker risikoen.
Spør: kan leverandøren oppfylle dette alene, uten at vi endrer noe? Er svaret ja, er det et krav. Er svaret nei, er det et mål — og det hører hjemme her, ikke i kravlisten.
Skriv målene så de kan etterprøves
Et mål trenger en nåverdi, en ønsket verdi og et tidspunkt. Uten nåverdien vet ingen om dere har beveget dere. Uten tidspunktet blir målet aldri evaluert.
Målet er økt effektivitet, bedre brukeropplevelse og økt kvalitet i saksbehandlingen.
M1 Gjennomsnittlig behandlingstid for byggesak reduseres fra 42 til 25 dager innen 12 måneder etter innføring.
M2 Andel søknader levert digitalt øker fra 55 til 90 prosent innen 18 måneder.
M3 Saksbehandler bruker ett system i stedet for tre. Måles ved at de to øvrige er avviklet innen 6 måneder etter overtakelse.
Nummerer målene. Da kan du vise fra kravene tilbake til målet de tjener, og du får et verktøy til å luke ut krav som ikke tjener noe mål i det hele tatt. Se nummerering og sporbarhet.
Målene er også et prioriteringsverktøy
Når budsjettet strammes eller tidsplanen glipper — og det skjer — er spørsmålet alltid hva som kan vente. Uten mål blir svaret et forhandlingsspørsmål mellom sterke meninger. Med mål blir det et spørsmål om hvilke krav som faktisk flytter tallene.
Det er også her du oppdager gullbelegging: krav som ingen kan knytte til et mål, men som noen gjerne vil ha likevel.
Gevinster: vær ærlig om hvem som henter dem
En gevinst er en verdi som realiseres etter at systemet er tatt i bruk, og den realiseres nesten alltid av dere, ikke av leverandøren. Spart tid blir bare en gevinst hvis noen faktisk bruker tiden til noe annet. Skriv derfor for hver gevinst hvem som eier den og hva som må skje internt for at den skal inntreffe.
Det er ubehagelig, fordi det synliggjør at halvparten av arbeidet er deres eget. Det er også den eneste måten å unngå at et vellykket system får skylden for en gevinst som aldri ble hentet.
Vanlige feil
- Mål som egentlig er krav. «Målet er at systemet skal ha tofaktorautentisering» er et krav. Flytt det til kapittel 8.
- Mål uten nåverdi. «Redusere behandlingstiden med 40 prosent» — fra hva? Uten utgangspunkt kan ingen si om målet ble nådd.
- For mange mål. Tre til fem er nok. Femten mål er ingen prioritering, og da kan ingen av dem brukes til å avgjøre noe.
- Mål ingen skal måle. Skriv hvem som måler, og når. Ellers er målkapittelet pynt.