Fire spørsmål per interessent
- Hvem er de? Rolle eller gruppe, ikke bare navn — folk bytter jobb.
- Hva bryr de seg om? Hva vinner eller taper de på dette?
- Hvor mye påvirkning har de? Kan de bestemme, forsinke eller stoppe?
- Hva trenger vi fra dem, og når? Beslutning, fagkunnskap, tid til test, godkjenning.
Det siste spørsmålet er det som gjør kartleggingen praktisk. En liste over hvem som bryr seg er interessant; en liste over hva du trenger fra hver av dem er en plan.
De fire gruppene å behandle ulikt
| Påvirkning | Interesse | Håndtering |
|---|---|---|
| Høy | Høy | Involver tett. Disse er kraveiere og beslutningstakere. |
| Høy | Lav | Hold informert. Herfra kommer de sene innsigelsene. |
| Lav | Høy | Hør på dem. Ofte sluttbrukerne, med de beste innsiktene. |
| Lav | Lav | Informer ved milepæler. Ikke bruk dem opp i møter. |
Dette er den farlige. Personvernombud, arkivleder, sikkerhetsansvarlig, IT-drift, tillitsvalgte og økonomi bryr seg kanskje ikke om prosjektet i mars — men de kan stoppe det i oktober. Snakk med dem tidlig, kort, og skriv ned hva de sa.
De som konsekvent glemmes
- De som drifter systemet etterpå. De arver alt dere bestemmer nå. Se kapittel 12.
- Arkiv og dokumentasjon. Har krav som er lovpålagte og lite forhandlingsbare.
- Personvernombudet. Bør inn før kravene skrives, ikke i sluttkontrollen.
- Eierne av systemene i den andre enden av integrasjonene. Se kapittel 9.
- De eksterne brukerne. Innbyggere, søkere og samarbeidspartnere er ofte flest, og har ingen i rommet.
- Tillitsvalgte. Endrer systemet arbeidsmåten, er medvirkning både et krav og en fordel.
Skriv ned hvem som bestemmer hva
Den ene tingen kartleggingen absolutt må ende med: en avklaring av hvem som kan ta beslutninger om kravene når leverandøren spør. Uten det stopper leveransen opp mens organisasjonen finner ut av det. Se hvert krav trenger en eier og ingen eier kravene.
Skriv også hvem som godkjenner leveransen til slutt. Det er ofte en annen person, og det er greit — så lenge det er avklart før, ikke under akseptansetesten.
Bruk kartleggingen videre
Listen går rett inn i kapittel 5 i kravspesifikasjonen, og den styrer hvem du intervjuer i neste steg. Den er også grunnlaget for å regne ut hvor mye av deres egen tid prosjektet krever — et tall som bør fram før tidsplanen låses. Se tidsplanen ingen kunne holde.
Vanlige feil
- Kartleggingen gjøres i hodet. Da mangler den alltid noen, og du kan ikke overlevere den.
- Bare organisasjonskartet brukes. Reell påvirkning følger ikke alltid strekene.
- Motstandere holdes utenfor. De blir ikke mindre motstandere av å bli oversett, og innvendingene deres er ofte de mest presise.
- Listen oppdateres aldri. Folk bytter rolle. Se over den ved hver milepæl.